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    個人情報取扱規則
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    横浜市PTA連絡協議会 個人情報取扱規則 (kojinjoho2019.pdf)

    横浜市PTA連絡協議会 個人情報取扱規則

    (目的)
    第1条本会が保有する個人情報の適正な取り扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、役員名簿及びその他の個人情報データベース(以下、単に「個人情報データベース」という。)の取扱いについて定めるものとする。
    (責務)
    第2条本会は個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、PTA活動において個人情報の保護に努めるものとする。
    (管理者)
    第3条本会における個人情報データベースの管理者は、会長・事務局長とする。
    (取扱者)
    第4条本会における個人情報データベースの取扱者は、会長・事務局長とする。
    (秘密保持義務)
    第5条個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに 他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
    (収集方法)
    第6条本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。なお、要配慮個人情報などを収集する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。
    (周知)
    第7条個人情報取扱いの方法は総会資料、または文書等で会員に周知する。
    (個人情報の取得)
    第8条前条の個人情報とは、「単位PTA現況調査」「各区部・市P連理事等名簿」などとして 会長に提出された次の事項を記したものとする。
    「単位PTA現況調査」
    ・区部名・学校名・学校長名・PTAの正式名称・PTA会長名・その他、必要とするもので同 意を得た事項
    「各区部・市P連理事等名簿」
    ・理事名・学校名・電話番号・メールアドレス・その他、必要とするもので同意を得た事項
    (利用)
    第9条取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
    (1) 会費集金、管理
    (2) その他の文書の送付
    (3) 役員・会計監査、理事、常置委員等の名簿の作成
    (利用目的による制限)
    第10条本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成 に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
    (管理)
    第11条個人情報は管理者または取扱者が保管するものとし、適正に管理する。
    2不要となった個人情報は管理者立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
    (保管及び持ち出し等)
    第12条個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフ トを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付 も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。
    (第三者提供の制限)
    第13条個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
    (1) 法令に基づく場合
    (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
    (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合
    (4) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに 対して協力する必要がある場合
    (第三者提供に係る記録の作成等)
    第14条本会は、個人情報を第三者(前条第13条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役 所を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
    1第三者の氏名
    2第三者が個人情報を取得した経緯
    3提供する情報の項目
    4対象者の同意を得ている旨
    (第三者提供を受ける際の確認等)
    第15本会は、第三者(第13条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役所を除く)から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
    1第三者の氏名
    2提供する対象者の氏名
    3提供を受ける対象者の氏名
    4提供を受ける情報の項目
    5対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要)
    (情報開示等)
    第16条本会は、本人から、個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令 に沿ってこれに応じる。
    (漏えい時等の対応)
    第17条個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、 直ちに管理者に報告する。
    (研修)
    第18条本会は、役員・理事・常置委員・単位PTA会長に対して、定期的に、個人データの取扱 いに関する留意事項について、研修を実施するものとす
    る。
    (苦情の処理)
    第19条本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
    (改正)
    第20条本会の「横浜市PTA連絡協議会個人情報取扱規則」は、総会において改正する。
    附則
    本規則は、平成29年6月16日より施行する。